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【读书笔记】我的“番茄皮”工作法
2012年12月17日 读书笔记 ⁄ 共 3354字 【读书笔记】我的“番茄皮”工作法已关闭评论 ⁄ 被围观 1,615 views+

去年看过《搞定》(Get Things Done),这次又看《番茄工作法图解》,同样都是有关时间管理方法的书籍,但是并没有让我产生意外之喜——因为这些所谓的时间管理方法,不过是借鉴软件和工程设计领域的判断、分类、循环、控制、中断等概念,然后设计工作流程。

因为我们的大脑不擅长并行工作——这和开始的电脑芯片一样,而人们设计的芯片就是将一个时钟周期划分为若干个指令周期(每个周期执行不同的指令),然后不断循环。所以,这些时间管理方法等于是让大脑模仿电脑的工作模式。不能不说,站在情感的角度——人脑不同于硅芯片,长期下来这会比较枯燥,也会比较痛苦。

于是,当人脑学着像电脑那样去工作,就会出现最常见的问题——坚持不下来。从目前来看,解决“坚持不下来”的方法无非是用暗示、承诺、劝诫等方法迫使自己“坚持下来”。但是,人脑和电脑毕竟不同:电脑的逻辑运算速度和准确程度已经远远超过人脑,人脑的情感和创造性思维却让电脑至今无能为力。如果借用书中某些引用,也许可以这样理解:基于逻辑和统计方法发展的电脑已经可以取代人的左脑,类似的研究方法却未必对右脑的探秘有效。而遗忘、犯错、灵光一现等现象不正是人脑可爱的地方吗?

也许有一天,当我们对右脑完全认知以后,就能找到适用于人脑更好的时间管理方法。但是回到现实,恐怕没有比模拟电脑工作方式更好的方法。既然要选择这种方法,那我更喜欢《番茄工作法图解》(虽然130多页的内容也挺罗嗦),这本书比《搞定》薄一半,而且可能的话,直接下载网上番茄工作法的免费版本应该会更划算。

一、“番茄”工作法——简单易行的时间管理法:

“番茄工作法”的名称来自于这种方法的发明人,弗朗西斯科·西里洛所使用的厨房定时器——一种形似番茄的计时钟,借助这种“番茄钟”,弗朗西斯科·西里洛将自己的工作时间划分为一些固定长度的时间片段,然后保证自己在每个时间片段里不受干扰地工作。

在《番茄工作法图解》中,作者史蒂夫从自己的角度介绍了这种方法,大致而言就是一种工作流程:

  • 1.制定一份“活动清单”,清单中列出所有需要近期处理的事务;

  • 2.为当天的工作制定一份“今日待办”,按照自己的需要和优先级,从“活动清单”中抽取计划在当天完成的事务;

  • 3.将每25分钟作为一个番茄钟(例如:按下计时器,25分钟后听到“叮铃”声),在每个番茄钟内只专注完成一项事务,各个番茄钟之间留出3~5分钟左右的休息时间,每4个番茄钟之后再留出15~30分钟的消遣时间;每结束一个番茄钟,就在“今日待办”相应事务后做出一个标记——一项事务可以对应多个番茄钟;每个番茄钟结束后,可以根据现实条件的变化,重新安排下一个番茄钟需要处理的事务。

*注:番茄钟具有“原子性”——不可分割,每个番茄钟内只完成一项事务,如果完成后,番茄钟还没有结束,则可以通过回顾等方式继续“过度学习”。另外,为了保证工作效率,休息时间千万不要试图赶进度工作——要让大脑有足够的时间休息。

  • 4.为了应对来自内外部的“中断”,番茄钟内部需要有相应的中断处理机制,一旦出现“中断”,就需要在“今日待办”相应事务上做出标记,然后根据不同的“中断”进入对应的处理过程。例如:对于需要立刻处理的事务,则废除当前的番茄钟,快速解决问题;可以等到该番茄钟结束后处理的事务,则在“今日待办”中增加“计划外紧急”;不需要今天处理的事务,可以添加到“活动清单”中并标注为计划外事务。

  • 5.每天的工作结束后,将当天“今日待办”的各种番茄钟和中断标记进行整理。

  • 6.一段时间以后,根据有关记录和数据对番茄工作法进行优化,可优化的项目可以包括:A.每个番茄钟的长短(一个番茄钟中出现太多中断则需要缩短番茄钟);B.一项事务规模的确定(一项大事务可以拆解为若干小事务;若干小事务可以组合成一项大事务);C.中断的处理机制(怎样处理中断的效率最高);D.事务计划和预估的调整(减少计划外事务对工作的影响,合理预估事务列表大小和每项事务耗时)。

通过以上番茄工作法的大致流程可以看到:每个人都可以通过自我暗示和承诺,为自己营造有规律的工作节奏,借助条件反射来减少工作过程中的事务性干扰,从而提高工作效率并减少心理上的盲目和压力。

此外,书中还有三个细节值得思考和借鉴:

  • A.加班就好像信用卡透支,让大脑得不到正常的休息和补充,迟早会因此付出更大的代价,这就叫做取现的“利息”。

  • B.确定“活动清单”中每项事务的优先级时,一定要习惯于问自己“这件事真的是最重要的事情吗?”

  • C.在众多的事务中寻找最重要的那一件时,可以借助于体育比赛中的“淘汰赛”制度:两两比较取最重要的,再进入下一轮比较,这比把所有的事务堆在一起找要容易。

二、“番茄皮”工作法——寻找适合自己的工作方法:

事实上,每个人都有自己的工作方法,在本书的第六章,作者史蒂夫也是根据自己的情况做了不同的调整,别人显然也可以,毕竟,找到适合自己的工作方法才是最好的结果。

虽然本书一再强调:刚开始一定要按照基本的“番茄”工作法来坚持至少两个星期,然后再根据自己的需要去调整。如果以开始就按照自己的方法做,那只不过是“番茄皮”工作法,但我还是忍不住想说说自己的“番茄皮”工作法——因为“番茄”工作法原来早就被我们所熟悉了。

你发现没有:中小学的课堂为什么要以40或45分钟为一节课的时间?然后,每节课直接有5~10分钟的休息时间;早晨两节课之后,还有30分钟的课间操时间。只不过,对学生而言,具体的事务(课程内容)是学校的课程表安排好的,晚上回家也只需要做作业,不需要思考每节课应该上多长时间、课堂被打断之后要怎么处理。

但是,对老师而言呢?虽然学校有规定,但是课堂上教授的具体内容一定程度上仍然是老师们可以把握的,所以,当你看到拖堂(下课延时)、或者上连堂课(两节课合起来上,中间不休息)的老师,就可以断定他们不是时间管理的能手,也许可以推荐他们看一看《番茄工作法图解》?

其实,不仅是学生的课堂,就像我这样看书,翻过目录后,我也会对自己有一个大致的暗示或者承诺——例如:每看完两章内容,就合上书本休息几分钟(本来应该让大脑吸收知识并休息,遗憾的是我又打开了微博)。每看完一本书,要求自己至少总结一则笔记——如果白看了岂不是浪费时间?同样,如果你是一个销售人员,你也可能暗示自己:每拜访10位客户才给自己一个休息的机会。

那么,我们这种做法和番茄工作法的区别和联系又是什么呢(当然,于番茄工作法相比,我们这种做法显然还有待优化)?

  • 1.番茄工作法:以时间为事务处理单元,不需要考虑具体事务是否完成,避免了心理焦虑,但是每个时间段需要标记事务节点,以便下一个时间段继续处理时作为起点。

  • 2.我(们)的做法:以事务(书的章节、拜访的客户数量)为事务处理单元,每个事务的完成都是一个阶段,不需要考虑标记的问题,而且整件事务的完成更容易把握(看完一本书,完成一项业绩考核),但是一旦中途遇到未知的困难,为了赶进度,可能产生焦虑。

可能你会觉得,番茄工作法将计数(计时)的工作交给了一个可以响铃的钟,让大脑不去想这种事务性的内容,但是,我们的做法一样可以交给第三方工具去计数;可能你会觉得,番茄工作法的中断处理很简单,但是,我们的做法,在出现中断时,也可以加入“嵌套”处理的环节。

总之,在我的思维中,番茄工作法只不过是一种一般方法的特例,都是利用自己对自己的某种暗示或承诺,当实现目标时,就会给予自己某种奖励(例如:休息,或者像我那样去开微博)。它可能有自己某些更符合人性的科学理由,但是这本书中体现的仍然不够。

最好,以我的“番茄皮”工作法和“番茄”工作法的各自适用环境为例,希望大家都能找到最适合自己的工作方法。

  • A.如果你面对形形色色的事务,那么通过使用番茄工作法,从统计的角度,为这些事务制定一个合理的番茄钟,并且匹配以相应的事务分割方法,也许是不错的选择。

  • B.如果你面对单一的事务,例如:读书或者销售,你以具体的事务单位来作为一个特殊的“番茄钟”(例如:每两章为一个“番茄钟”,或每拜访10位客户为一个“番茄钟”),恐怕更能简化事务性的工作,使精力集中于具体的事务处理上。

突然感觉到,上述两种方法的区别,就好象时域、频域变换一样。或者,如果说番茄工作法是时分复用,后面的方法是不是频分复用或者码分复用呢?

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